El correo de info@ contestado desde tu propio buzón: un agente que responde y sabe cuándo parar

El buzón de info@ es donde acaba casi todo lo importante: el presupuesto para cuarenta unidades, la incidencia con un pedido, la duda larga que nadie quiso escribir en un chat. Y es también donde todo espera turno. El correo del viernes por la tarde se lee el lunes, se contesta el martes y, para entonces, quien lo escribió ya ha pedido precio a otros dos.

No es dejadez: el correo exige sentarse, leer, buscar el dato y redactar. Justo lo que no sobra en un día normal.

Te contamos cómo un agente de Aizy contesta el correo desde tu propio buzón, qué no hace nunca y cómo decides tú cuánto responde solo antes de pasarle el hilo a una persona.

El canal más serio y el más lento

Por correo no llegan las preguntas rápidas: llegan las que tienen contexto, adjuntan condiciones y esperan una respuesta formal. Eso lo convierte en el canal con más valor por mensaje y, a la vez, en el peor atendido:

• La mayoría de las respuestas ya están escritas —en tu tarifa, tu web o tu política—, pero hay que ir a buscarlas cada vez.
• Un buzón compartido no es de nadie: todos lo ven y cada uno supone que otro contestará.
• Los correos importantes se mezclan con respuestas automáticas, boletines y avisos de rebote.
• Lo que se habló queda enterrado en el hilo, fuera del resto de conversaciones con ese cliente.

Qué cambia cuando el agente contesta desde tu buzón

Con el canal Mail, cada hilo de correo se convierte en una conversación de Aizy, igual que las de tu web o tu WhatsApp. El agente responde con tu conocimiento, tus tareas y tus reglas de escalado de siempre, y lo hace desde tu misma dirección:

• Para quien escribe, es una respuesta tuya. Sale de tu buzón, conserva el asunto y sigue el hilo original. No hay direcciones raras ni correos «enviado en nombre de».
• Responde con tus datos de hoy. Plazos, precios por volumen, condiciones: lo que tengas documentado. Cambias el documento y cambia la respuesta.
• Hace trabajo, no solo contesta. Puede recoger los datos de un pedido o entregar el lead a tu equipo o a tu CRM, como en cualquier otro canal.
• Todo queda en un sitio. La conversación aparece en Inbox y en Chat Detail junto a las del resto de canales, no perdida en una carpeta del buzón.

Lo que el agente no hace con tu correo

Darle acceso a un buzón impone respeto, y con razón. Por eso lo más importante de este canal es la lista de cosas que no ocurren:

• No toca tu historial. Solo procesa los correos que llegan después de conectar el buzón. Nada de lo anterior se importa.
• No entra en bucles. Ignora respuestas automáticas, listas de distribución, envíos masivos y avisos de rebote. Dos contestadores no se van a responder entre sí.
• No abre lo que no debe. Lee el texto del mensaje; no importa adjuntos ni carga imágenes remotas.
• No improvisa. Si no puede dar una respuesta válida, no rellena: escala la conversación a tu equipo.
• No borra nada. Si desconectas el buzón, tus correos siguen donde estaban y el historial de conversaciones se conserva en Aizy.

Tú decides cuánto responde solo

El correo es el canal donde más apetece ir con cuidado, y Aizy lo asume con dos controles:

• Máximo de respuestas automáticas por hilo. Fijas un número entre 1 y 20. Cuando se alcanza, el agente deja de responder en ese hilo y la conversación pasa a Inbox para que la continúe una persona, con todo lo hablado delante.
• Escalar directamente. Si lo activas, el agente no responde por su cuenta: cada conversación nueva entra en Inbox ya ordenada, lista para tu equipo. Es una buena forma de empezar si prefieres ver primero cómo llega el correo antes de dejarle contestar.

Así suena, en la práctica

Asunto: Pedido para empresa
Buenos días, necesitaríamos 40 sudaderas con nuestro logo para un evento el día 20. ¿Hacéis precio por volumen? ¿Llegaríamos a tiempo?

Respuesta, desde tu buzón y en el mismo hilo:
Buenos días, gracias por escribirnos. A partir de 25 unidades aplicamos tarifa de volumen, y la personalización con logo tiene un plazo de 10 días laborables desde que se aprueba el diseño, así que llegaríamos al día 20 si lo cerramos esta semana. Para prepararos el presupuesto necesito el logo en formato vectorial, las tallas aproximadas y la dirección de entrega. Un compañero del equipo comercial os enviará la propuesta.

El agente ha contestado lo que está en tu tarifa, ha pedido lo que hace falta y ha dejado el lead entregado a tu equipo. Lo que no ha hecho es cerrar un precio ni comprometer una fecha que no esté en tus condiciones.

Cómo se conecta

Un buzón por agente, de dos maneras:

• Microsoft Outlook. Pulsas Conectar Correo Outlook, eliges la cuenta y autorizas la lectura y el envío en la pantalla de Microsoft. Sirve para buzones de Microsoft 365 u Outlook, y no hay contraseñas que copiar.
• Buzón SMTP/IMAP. Para cualquier cuenta de correo estándar: indicas la dirección, los servidores de entrada y salida y las credenciales. La conexión va siempre cifrada —IMAP por el puerto 993 con SSL/TLS, SMTP por el 587 con STARTTLS— y no se admiten certificados autofirmados.

En el segundo caso Aizy no se fía de lo que has escrito. Al pulsar Probar y conectar hace tres comprobaciones: autentica la entrada, se envía un correo de prueba a sí mismo y confirma que ha llegado. La conexión solo se guarda si las tres salen bien, así que no te enteras de un error de configuración por un cliente sin respuesta.

Nuestra recomendación: usa un buzón dedicado para el agente, no el correo personal de nadie, y revisa de vez en cuando quién más tiene acceso a él. El canal se contrata por agente desde Mi suscripción, y el detalle campo a campo está en el manual de Mail.

En resumen

El correo es donde llega lo importante y donde más se tarda en contestar. Un agente de Aizy convierte cada hilo en una conversación, responde desde tu propio buzón con tu información de hoy y deja el lead o la incidencia en manos de tu equipo. No toca tu historial, no contesta a máquinas, no abre adjuntos y no improvisa; y tú decides si responde hasta veinte veces por hilo, una sola o ninguna.

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